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Broschüre mit Screenshots
zu Workflow und Disposition
Funktionaler und technischer
Überblick über die Module
Vier Schritte zum
Workflow-Management
Workflows in der Post-Produktion
am Beispiel Pre-mastering

Technische Workflows

1. Abgrenzung Workflows

Beim technischen Workflow-Management geht es darum, nicht nur Menschen, sondern zusätzlich auch Systeme, also im Wesentlichen andere Software-Systeme, zu integrieren. Rein technische Workflows, ohne jede menschliche Interaktion, gibt es kaum, sodass die hier beschriebenen Funktionen immer im Kontext eines menschlichen Workflows gesehen werden müssen.


Dies unterscheidet auch ein Workflow-System von einem Automationssystem, welches ausschließlich - aber dafür spezialisierter - Fremd-Systeme integriert, wie z.B. Maschinen, Low-Level- oder proprietäre Systeme oder Datei-Formate. Daher werden sie bei Bedarf als (Sub-)Automation in einen übergreifenden Workflow eingebunden. Ein Workflow sorgt dann für den Datenaustausch zwischen Menschen, den Automationslösungen und den höher liegenden Software-Systemen, wie Abrechnungssystemen, Kunden- und Auftragsmanagement-, Archiv-Systemen und so weiter. Damit werden die geschäftliche (finanzielle) Ebene und die technische (ausführende) Ebene miteinander verknüpft und existieren nicht mehr losgelöst voneinander.


Da das Workflow-System also tendenziell sehr viele und vor allem sehr unterschiedliche Systeme integrieren muss, besitzt es keine feste, unflexible API, sondern Funktionen aus der EAI-Welt. Mit diesen Funktionen wird die bisher dezentrale Schnittstellen-Logik 1. zentralisiert, 2. flexibilisiert und 3. wird die Anzahl der Schnittstellen drastisch reduziert. Es müssen dabei also nicht mehr Schnittstellen von jedem zu jedem System programmiert und gewartet werden, sondern es können in einer zentralen EAI-Zwischenschicht die Schnittstellen ohne Programmierung designt werden. Das geschieht per Mapping der Meta-Daten zwischen Ziel- und Ursprungssystem, sodass ein einmal angebundenes System über ein anderes Mapping mit allen anderen Systemen kommunizieren kann. Auf diese Art und Weise kann das Workflow-System selbst Systeme oder auch ein externes EAI-System elegant integrieren, welches dezidiert diese und weitere Aufgaben übernimmt.

Die Integration der Systeme funktioniert im EAI-Layer über Adapter oder Connectoren, die die "Sprache" (oder das Protokoll) des zu integrierenden Systems sprechen, also etwa XML, RMI, COM, SQL und so weiter. Am modernsten ist heute der SOA-Ansatz (Service-orientierte Architektur), bei dem Web-Services (ins Web eingepackte XML-Dateien) als Connectoren genutzt werden. Durch die weite Verfügbarkeit des Internets und der sich selbst beschreibenden XML-Dateien können so die Funktionen (Services) der einzelnen Systeme leichter (wieder)verwendet werden. Daher unterstützt und ermöglicht unser Workflow-System den SOA-Ansatz, in dem es eigene Workflow-Dienste (Services) zur Verfügung stellt und indem es fremde Web-Services durch EAI-Funktionen leicht integriert.


Das CEITON Workflow-System hat also bereits standardmäßig die zentralen Automations- und EAI/SOA-Kapazitäten, um Fremdsysteme in Workflows integrieren zu können. Wenn, wie bereits angedeutet, darüber hinaus Funktionen notwendig sind, so können externe Infrastruktur-Systeme (z.B. von SAP, Oracle) umso leichter eingebunden werden, da dann zwei flexible EAI/SOA-Systeme miteinander sprechen. Das Workflow-System koordiniert so den Aufgaben- und Informationsfluss (Metadaten) und überlässt die technische Anbindung von Fremdsystemen der externen Infrastruktur-Lösung (EAI z.B. per SOA). Diese allein bietet jedoch keine Workflow-Management-Funktionen, sondern nur die technische Basis. Diese Basis für den Datenaustausch zu Fremdsystemen kann vom Workflow-System zur Integration genutzt werden. Das ist meist nur bei unseren größeren Kunden der Fall.

2. EAI und SOA im Backend


Wenn Systeme im Hintergrund, z.B. auf Server-Seite, miteinander verbunden werden, sprechen wir von Backend-Integration. Ein Export in ein ERP-System oder ein Aufruf eines Server-Dienstes wären Beispiele dafür.

Über das CEITON EAI-Modul des Workflow-Systems können verschiedenste Schnittstellen ohne Programmierung frei selbst definiert und angepasst werden. Typischerweise werden z.B. Schnittstellen für die folgenden Arten von Systemen designt:

  • ERP (Buchhaltung, Leistungsverrechnung, Einkauf, Personal, Warenlager etc.)
  • Programmplanung, Sales- und CRM-System
  • Editing, Authoring, Trans/Encoder, QC-Programme
  • DAM, CMS, Playout, Transfer

Genauso können ganz verschiedene Standards und Schnittstellenversionen beliebig einfach ohne Programmierung umgesetzt werden, z.B.

oder jede andere zukünftig entstehende Definition, wie etwa die der Advanced Media Workflow Association (AMWA).


Diese Schnittstellen unterscheiden sich nach verschiedenen Typen, wie etwa:

  • Batch / Echtzeit
  • Synchron /Asynchron (mit oder ohne Rückgaben)
  • Standard / Proprietär
  • Import / Export
  • Statuslos / Status-behaftet (z.B. per Session oder Cookie)
  • Selbst- / Fremdausgelöst

Weiterhin unterscheiden sich die zu entwerfenden Schnittstellen-Definitionen nach dem Protokoll, wie z.B.

  • Web-Service (früher SOAP), REST, XML-RPC
  • Files, wie Text, Excel (CSV), EDIFACT, XML (mit XSLT-Processing)
  • SQL
  • HTTP/(D)HTML/JS
  • COM+, CORBA, RMI, .NET Remoting
  • Message Queues
  • Mails, SMS/Pager

Die EAI-Funktionen ermöglichen damit die folgenden Vorteile:

  1. Schnittstellen können ohne Programmierung erstellt werden und jederzeit sofort geändert oder erweitert werden.
  2. Der Workflow greift auf Schnittstellen ganz transparent zu und muss sich nicht um System-Spezifika kümmern.

Für das Workflow-System sind damit Fremd-Systeme "Blackboxen", mit denen es Informationen austauscht, so wie es auch Informationen mit Menschen per Formular austauscht. Die Workflow-Engine verwendet in einem Fall den Formular-Server und im anderen das EAI-Modul. Was im Einzelnen darin passiert, ist für das Workflow-System völlig nebenrangig. Es verarbeitet lediglich Informationen anhand vorher definierter Regeln und Zusammenhänge, weshalb es letztlich auch für ganz beliebige Prozesse und Industrien Anwendung findet.

3. EAI am Frontend

Wenn die Oberflächen auf einem Client-Rechner miteinander verbunden werden, sprechen wir von Frontend-Integration. Das ist z.B. der Fall, wenn ein Teil eines Programms in ein anderes eingeblendet oder eins aus einem anderen heraus aufgerufen werden soll.

Das ist etwa sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter im Workflow-System eine Aufgabe bekommt und dann mit einem Teil der Daten diese Aufgabe in einem anderen System vervollständigen muss; etwa eine Bestellung im ERP-System oder eine Suche im Archiv. Mit dem CEITON EAI-System kann mit einem Klick die Fremd-Applikation geöffnet werden, sodass gleich der richtige Screen mit den richtigen Daten ausgefüllt ist. Dann kann nahtlos in der fremden App eine fachspezifische Aufgabe durchgeführt werden. Nach Abschluss der Aufgabe sind alle Informationen sofort auch im Workflow-System aktuell eingeblendet und werden für die weitere Bearbeitung im Prozessablauf berücksichtigt.


Die Frontend-Integration ist einfacher mit web-basierten Systemen, geht aber auch mit lokal installierten Programmen oder komplexen Client/Server-Systemen (C/S), wie z.B. der SAP-GUI für Windows.


Generell unterscheidet das EAI-Frontend-Modul zwischen folgenden Typen:

  • Typ der Applikation (Web, lokal, C/S),
  • Eingehender/Ausgehender Aufruf,
  • Uni-/Bi-direktionaler Informationsaustausch,
  • Einblendung von Fremd-Informationen,
  • Statusloser oder statusbehafteter Aufruf (Cookie, Session),
  • Mit und ohne Single Sign On (SSO).

SSO ermöglicht bei allen Schnittstellen den sicheren Aufruf der Fremdapplikation ohne erneute Authentifizierung, sodass der Arbeitsablauf für den Nutzer schnell und komfortabel ist. Dabei können verschiedene LDAP-Server, Active-Directory, SAP etc. verwendet werden.


Die Frontend-Integration besteht oft aus einer Reihe von integrierten Schnittstellen, die über das EAI-System leicht definiert werden können und so die eigentliche Komplexität verbergen.

Da normale EAI-Systeme keine GUI zum End-Nutzer haben, stehen diese Funktionen auch nur im CEITON-System zur Verfügung.

4. Monitoring und Recording

Wenn Prozesse gesteuert werden, will man sie üblicherweise auch überwachen, um anhand von Status etc. eingreifen und gegebenenfalls umplanen zu können. Im Workflow-System führen wir eine Prozess-Überwachung von Maschinen und Systemen (Maschinendatenerfassung), jedoch keine System-Überwachung per SNMP (Betriebsdatenerfassung).


Da in einem Workflow alle Daten und Schnittstellen individuell auf einen Anwendungsprozess hin modelliert werden, sind auch die Überwachungsscreens und Sub-Workflows zur Eskalation davon abhängig modellierbar. Dabei stehen alle Möglichkeiten von Messaging, grafischen Oberflächen, Listen, externem Logging und so weiter zur Verfügung.


Die Advanced Media Workflow Association (deutsch etwa: Gesellschaft für fortschrittliche Medienworkflows) ist ein offenes, gemeinschaftlich betriebenes Forum über die Schaffung von zeitgemäßen, innovativen und geschäftsorientierten Spezifikationen und Technologien für vernetzte Medien-Workflows.
Das Broadcast Metadata Exchange Format (deutsch: Rundfunk-Metadatenaustausch-Format) ist ein Hersteller neutrales Klassenmodell für den Austausch von Metadaten, das die TV-Produktionsprozesse von der Programmplanung über Produktionsplanung, Produktion, Austausch und Publikation einschließlich der Dokumentation unterstützt. Es beschreibt die Bedeutung und Beziehungen von Informationen, die im Rahmen von Fernsehproduktionsprozessen relevant sind und ermöglicht durch den einheitlichen Metadatenaustausch eine einfachere Integration von IT-Systemen.
Das Broadcast Exchange Format (deutsch: Rundfunk-Austausch-Format) ist ein Metadaten-Format, das standardisierte Kommunikation zwischen der Programmplanung, der Herstellung und Verkehrsflächen Ihrer Anlage erleichtert. BXF ermöglicht den Austausch von entkoppelten inhaltsbezogenen Metadaten zwischen Systemen und ermöglicht auch die Kommunikation von Content Movement Instructions.
Bei der Client-/Serverarchitektur stellt ein Rechner (Client) eine Anfrage an einen anderen Rechner (Server), um Inhalte oder Informationen zu erhalten. Der Server stellt dabei die Information zur Verfügung und der Client verarbeitet die erhaltene Information weiter.
Ein Content-Management-System (deutsch: Inhalteverwaltungssystem) ist ein System zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Inhalten.
Customer Relationship Management (deutsch: Kundenbeziehungsmanagement) ist eine unternehmensweite Geschäftsstrategie, mit der durch eine systematische Gestaltung der Interaktion zwischen dem Unternehmen und dem Kunden die Zufriedenheit, Loyalität und Fürsprache des Kunden verbessert werden sollen. Oft wird Software für das Organisieren, Synchronisieren und Automatisieren der Kommunikation verwendet.
Digital Asset Management ist die Speicherung und Verwaltung von beliebigen digitalen Inhalten, insbesondere von Mediendateien, wie Grafiken, Videos, Musikdateien und Textbausteinen, und gehört zum Bereich der Content-Management-Systeme.
Enterprise Application Integration (deutsch: Unternehmensanwendungsintegration, UAI) ist ein Konzept zur unternehmensweiten Integration der Geschäftsfunktionen entlang der Wertschöpfungskette, die über verschiedene Applikationen auf unterschiedlichen Plattformen verteilt sind.
Enterprise Resource Planning (deutsch: Unternehmensressourcenplanung) ist die unternehmerische Aufgabe, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel oder Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzusetzen und somit die Steuerung von Geschäftsprozessen zu optimieren.
Durch eine GUI (deutsch: grafische Benutzeroberfläche) werden Informationen für einen Anwender grafisch mit Hilfe von Bedienelementen, Tabellen, Blöcken, Schriftarten und anderen visuellen Formen aufbereitet.
Media Object Server (deutsch: Medienobjektserver) ist ein XML-basiertes Protokoll für die Übertragung von Informationen zwischen Newsroom Computer Systemen und anderen Systemen, wie Medienservern.
Quality Control (deutsch: Qualitätskontrolle) ist ein Sammelbegriff für unterschiedliche Ansätze und Maßnahmen zur Sicherstellung festgelegter Qualitätsanforderungen.
Serviceorientierte Architektur bezeichnet ein Designkonzept der Informatik, welches eine modulare Aufteilung der Implementierung in solch einem Weg fordert, dass die Teilmodule für unterschiedliche Geschäftsprozesse wiederverwendet werden können.
Mit Hilfe von XSL Transformationen können XML Dokumente automatisiert in ein gewünschtes Zielformat überführt werden.