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Broschüre mit Screenshots
zu Workflow und Disposition
Funktionaler und technischer
Überblick über die Module
Vier Schritte zum
Workflow-Management
Workflow-Management
in Medienproduktionen
Workflows in der Post-Produktion
am Beispiel Pre-mastering

Workflow-Einführung

1. Heutige Ineffizienzen

Wenn man Geschäftsprozesse betrachtet, z.B. von einer Anfrage bis hin zur finalen Auslieferung, so finden sich dazwischen jede Menge Arbeitsschritte, die von einem Unternehmen zur Leistungserstellung koordiniert durchgeführt werden müssen. Die Arbeitsschritte sind, abhängig von den Prozessen in jeder Industrie, ganz unterschiedlich. Oft kommen aber etwa Angebotserstellung, Produktionsplanung, Freigaben, Qualitätssicherung, Auslieferung und Rechnungslegung vor. In der Medien-Industrie können spezifische Aufgaben innerhalb eines Prozesses etwa folgende sein:

  • Budgetierung und Planung
  • Redaktionsarbeit
  • Material-Erstellung/-Zusammenstellung
  • Einbindung von Zulieferern, Kunden und Freelancern
  • Einspielung, Bearbeitung, Konvertierungen, Wandlungen
  • Audio/Video-Encoding (in verschiedenen Auflösungen/Formaten)
  • Grafik- und Navigationserstellung, Chaptering (Kapitelerstellung)
  • Content-Aufbereitung, Feedback
  • Authoring, Programmierung, Testen
  • Senden, Upload, Marking, Kopierschutz, Verpackung
  • Abrechnung der Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten
  • Wiederverwendung der Abrechnung

Manchmal können das nur vier und manchmal aber auch Hunderte von Arbeitsschritten sein, die notwendig sind, um einen Auftrag zu erledigen. Wenn das dann noch mehrere Mitarbeiter in mehreren Aufträgen machen, wird die Koordination der Informationen und Aufgaben schnell unübersichtlich.

Der Zeitaufwand für die Koordination einer Abteilung oder eines ganzen Unternehmens steigt dann überproportional an. Nicht selten werden durch Suche, E-Mail-, Excel- und Tool-Verwendung sowie durch ständige Meetings und Telefonabstimmungen über 50 % der eigentlichen Arbeitskraft für die Koordination und den Informationsaustausch verwendet. Und meist sind diese versteckten Kosten als Teil der Arbeit von Vielen überhaupt nicht transparent, und es werden Gelder und Nerven in großen Mengen verschwendet.


Weitere Ineffizienzen entstehen, wenn es z.B. keine Transparenz und keine einheitliche Steuerung gibt oder die Qualität durch Fehler und geringe Liefergeschwindigkeit sinkt. Der Youtube-Nutzer "Moliverez" erklärt das am Beispiel von Prozessen im Gesundheitssystem folgendermaßen:


2. Aufgaben-Management

Klassische Work-Order-Software (für Fertigungsaufträge) ist zwar ein Schritt in die richtige Richtung, löst das Problem aber nicht mehr zeitgemäß und umfassend. Sie stellt lediglich statische Funktionen zur Verfügung, die die Datenverwaltung und -speicherung vereinfachen.


Ein Workflow-System übernimmt stattdessen einen Großteil der Koordinations- und Informationsaufgaben und entlastet die Mitarbeiter erheblich. Sie können sich auf ihre eigentlichen Arbeitsaufgaben konzentrieren und müssen sich nicht damit beschäftigen, wer, wann, was, wo abgelegt hat, was, bis wann, wie zu erledigen ist; wovon das abhängig ist und so weiter und so fort.

Mit einem Workflow-Management-System werden Prozesse so designt, dass die richtigen Aufgaben mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit beim richtigen Mitarbeiter landen (oder auch einer Maschine/Software). Das sind die 4 Rs, die es erlauben, dass Unternehmen viel strukturierter, transparenter, schneller und günstiger arbeiten können.


Dabei erhält jeder Mitarbeiter genau die Informationen automatisch in seinem Aufgabenkorb, die er gerade braucht. Quasi wie bei einer E-Mail, nur eben vollkommen automatisch und nicht per Text, sondern in einem strukturierten Formular, in das er auch wieder Informationen eingeben kann. Abhängig von diesen Eingaben und der Fertigstellung der Aufgabe wird vom Workflow-System über Abhängigkeiten oder Regeln entschieden, welche danach folgenden Arbeitsschritte von wem, wie, bis wann zu erledigen sind, sodass es neue Aufgaben automatisch erstellen oder aktivieren kann. Niemand muss sich um das "Woher" und "Wohin", das "Vorher" oder "Nachher" kümmern.


Ein Workflow-System ist also keine fixe Software, sondern eine Plattform, auf der ganz beliebige Prozesse vergleichsweise einfach gebaut werden können. Hier einige Definitionen aus der Informatik zum Überblick, die es natürlich in vielen weiteren Variationen gibt:

  • Ein Geschäftsprozess stellt eine Reihe von Aktivitäten dar, bei denen in mehreren Schritten aus bestimmten Eingängen ein Ergebnis von Wert erzeugt wird.
  • Die Umsetzung eines Geschäftsprozesses in ein automatisiertes System wird als Workflow bezeichnet. Er beschreibt eine koordinierte Ausführung verschiedener, voneinander abhängiger Arbeitsschritte.
  • Der kreative Akt, aus einem Geschäftsprozess einen Workflow zu erstellen, wird als Geschäftsprozess-Modellierung bezeichnet.
  • Informationssysteme, die es ermöglichen, Workflows frei zu modellieren und Nutzern dezentral zur Verfügung zu stellen, heißen Workflow-Management-Systeme (WfMS).

Ein Workflow-System steuert und überwacht also Prozesse – ganz egal, um welche Arbeitsabläufe es sich dabei handelt. Ohne Workflow-Management-Systeme ist heute kaum noch ein Prozess mehr zeitgemäß und effizient abzuarbeiten. Lesen Sie dazu auch Workflow-Spezifikation und Implementierung.

3. Prozesse integrieren Funktionen

Wenn wir über Prozesse sprechen, dann ist dort der integrative Ansatz immanent. Das heißt, es werden nicht die einzelnen Funktionsbausteine (z.B. Arbeitsschritte) eines Prozesses betrachtet, sondern wie sie miteinander zusammenspielen. Ein triviales Beispiel soll das verdeutlichen:

Ein Auto in seine Einzelteile zerlegt, funktioniert natürlich nicht – oder abhängig vom Grad der Zerlegung weniger gut. Mit den Rädern im Kofferraum, statt an der Achse, geht’s z.B. eher schlecht. Nur wenn alles in der richtigen Beziehung zueinander steht, also die Räder an der Achse sind, funktioniert alles wieder. Das Auto ist dann mehr als nur die Summe seiner Teile: Es entsteht eine Emergenz.

Nur wenn alle Funktionen und Arbeitsschritte reibungslos ineinander greifen, kann effizient gearbeitet werden.


Bei Geschäftsprozessen und in der IT ist das prinzipiell nicht anders:

Funktionale Software:

  1. bietet passive, getrennte Funktionen,
  2. hat statische oder nur "anpassbare" Oberflächen,
  3. unterstützt keine zukünftigen Anforderungen,
  4. zwingt Anwender, die Nutzung selbst zu koordinieren,
  5. ermöglicht manuellen Austausch mit Fremdsystemen.

Prozess-basierte Software dagegen:

  1. bietet kaum fachspezifische Funktionen,
  2. hat völlig generische Oberflächen,
  3. kann beliebige neue Prozesse abbilden,
  4. kontrolliert aktiv den gesamten Prozess,
  5. integriert Fremdsysteme automatisiert.

Ein Workflow-System kennt im Prinzip zwei Arten von zu integrierenden Funktionen:

  1. Aufgaben für Menschen, die dann manuell oder mit Hilfe von anderen funktionalen Systemen durchgeführt werden, und
  2. Aufgaben für Maschinen oder Software-Systeme, die ganz ohne menschliches Zutun automatisiert werden.

Beides gibt es in Mischformen und verschiedensten Varianten.


Die Effizienz eines Prozesses hängt also von zwei Faktoren ab:

  1. den einzelnen Funktionen (also manuelle, z.B. kreative, Arbeitsschritte oder Funktionsnutzung in Tools oder Software-Systemen) und
  2. der Integration dieser vielen verschiedenen Funktionen in einen durchgängigen und einheitlichen Prozess.

Ersteres ist oft bereits erfolgt: Es stehen moderne Arbeitsmittel zur Verfügung. Letzteres fehlt meist und ist die Aufgabe eines Workflow-Systems. Zusätzlich stellt das CEITON Workflow-System jedoch auch eigene, zentrale Funktionen zur Verfügung, wie etwa die Auftragsverwaltung und Disposition.

4. Zwischen Code und Customizing

Um individuelle Anforderungen abzudecken, stehen Unternehmen oft in der Zwickmühle zwischen Eigenentwicklung, die nicht dauerhaft und umfassend professionell durchführbar ist, und "Anpassung" einer limitierten, fixen Software eines Herstellers. Workflows sind unter bestimmten Voraussetzungen ein Weg aus dem Dilemma.


Wenn in der geforderten Applikation die Zusammenarbeit von Menschen und die Informationsverteilung im Vordergrund stehen, so können individuelle Applikationen als Workflows designt werden. Dabei müssen weder Datenbankstruktur, noch Applikations- oder Schnittstellenlogik programmiert werden. Es werden lediglich die Nutzer-Formulare und deren Abhängigkeiten untereinander beschrieben. Alles andere übernimmt die Workflow-Plattform automatisch.


Die IDC hat beispielsweise im Jahr 2007 folgende Umfrage durchgeführt: "Wie oft möchten Sie die Geschäftsregeln in Ihrer Software anpassen?". Dabei gaben 89 % an, sie jährlich oder öfter ändern zu wollen. 43 % der Befragten sagten, sie wollen sie sogar monatlich oder häufiger ändern (siehe Grafik rechts). Eine herkömmlich programmierte Software kann kaum so oft umprogrammiert werden – egal ob eigen- oder fremdentwickelt. Workflows dagegen lassen sich täglich anpassen, wenn nötig, denn die Änderungen sind ohne Programmierung sehr viel einfacher und verlässlicher umsetzbar.


Herkömmlicher Programmier-Ansatz:

  • State-of-the-Art: "Customizing" (Hinzufügen, Verstecken, Verschieben von Feldern)
  • nur bedingt änderbare Programmierung von Abläufen und Funktionen durch Embedded Workflow-Engines

Moderner "Software-als-Plattform-Ansatz":

  • Modellierung statt Programmierung
  • keine Limitierung durch vorhandene Strukturen

5. Zusammenfassung Nutzen

Komplexe wie auch einfache Prozesse lassen sich automatisiert koordinieren. Der Nutzen drückt sich durch die folgenden Vorteile aus:

  • Erhöhung der Transparenz,
  • Senkung von Kommunikationskosten,
  • Verbesserung der Steuerung,
  • Verbesserung der Durchlaufzeit,
  • Vermeidung von Fehlern und Terminüberschreitungen,
  • Unabhängigkeit bei Mitarbeiter-Ausfällen,
  • Erhöhung der Flexibilität (In-/Outsourcing),
  • akkurate Abrechnung,
  • automatische Archivierung aller Prozesse (Dokumentation).

6. Wann brauchen Sie einen Workflow?

Nutzen Sie unsere Schnell-Indikation. Wenn Sie einen oder mehrere Punkte bejahen können, lohnt sich die Einführung eines Workflow-Systems:

  • wenn Mitarbeiter Informationen teilen müssen (intern/extern),
  • wenn Prozesse komplex und dynamisch sind,
  • bei wiederkehrenden Abläufen,
  • bei eiligen Prozessen (nach Ereignissen),
  • wenn Qualität oberste Priorität hat,
  • zur dezentralen Datenerfassung,
  • wenn sich Prozesse mit der Zeit ändern.