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Broschüre mit Screenshots
zu Workflow und Disposition
Funktionaler und technischer
Überblick über die Module
Vier Schritte zum
Workflow-Management
Workflow-Management
in Medienproduktionen
Workflows in der Post-Produktion
am Beispiel Pre-mastering

Workflows für Menschen

1. Zusammenarbeit in Prozessen

Wie bereits in der Workflow-Einführung beschrieben, geht es bei Workflows für Menschen darum, den Koordinations- und Abstimmungsaufwand drastisch zu reduzieren, indem der Informationsaustausch strukturiert und automatisiert wird. So können sich Mitarbeiter voll und ganz auf ihre Kern-Aufgaben konzentrieren.


Wie sieht das konkret aus? In einem Prozess werden Arbeitsschritte für einen Menschen (interner/externer Mitarbeiter, Kunde, Lieferant) als Formulare dargestellt. Wenn also ein Workflow für ein konkretes Projekt oder einen Auftrag gestartet ist, dann bekommt ein Mitarbeiter eine Aufgabe zugestellt. Der Bereich heißt Home oder Aufgaben-Korb und sieht letztlich wie eine E-Mail-Liste im Mail-Programm aus. Der Unterschied ist: Wenn eine Aufgabe geöffnet wird, beschreibt kein Text oder Anhang die Aufgabe, sondern ein Formular. Dieses Arbeitsauftragsformular (WOF: Work Order Form) zeigt in einer sinnvollen Art und Weise nur diejenigen Informationen an, die für den Arbeitsschritt notwendig sind. Dabei kann der Mitarbeiter während des Prozessdesigns selbst bestimmen, wie das Formular am besten aussehen soll, also wo er, welche Informationen, wie dargestellt haben möchte.


In das Formular können aber auch neue Informationen strukturiert eingegeben werden, die für die weitere Bearbeitung im Prozess irgendwann einmal notwendig sind. Wenn der Mitarbeiter seine Aufgabe erledigt hat, kann er den Arbeitsschritt fertigstellen und die Aufgabe verschwindet aus dem Home-Bereich und landet in der Liste für abgeschlossene Aufgaben. Anhand der eingegebenen Daten kann der Workflow entscheiden, welcher Mitarbeiter oder welches Software-System nun welche Aufgabe mit welchen Informationen bekommen muss, sodass sich der Eingebende nicht zwingend darum kümmern muss. Keine hundert E-Mails mehr, kein Excel, keine Meetings, keine Telefonanrufe, kein Copy&Paste in andere Programme et cetera.


Das System koordiniert die Aufgaben, überwacht Zeiten, sorgt für die Datenerfassung und Informationsverteilung und ermöglicht so eine schnellere und fokussierte Zusammenarbeit von Teams, Gruppen und ganzen Lieferketten. Dabei werden Mitarbeiter von dem sonst üblichen Koordinationsstress entlastet und auch Chefs müssen nur noch dann einschreiten, wenn es irgendwo ein Problem gibt (Management by Escalation). Alles wird so schneller, übersichtlicher, besser und entspannter.

2. Dynamischer Web-Form-Server

Die Formulare für Menschen werden im Rahmen des Workflow-Designs aus wiederverwendbaren Elementen und Gruppen entworfen und mit dem Formular-Server erstellt. Er sorgt für die Darstellung und die anschließende Informationsspeicherung in einer Datenbank.


Nun sind übliche Formular-Server meist relativ einfach und statisch, sodass komplexe Aufgaben, umfangreiche Anträge oder Ähnliches nur unzureichend und umständlich abgebildet werden kann. Daher hat der Web-Formular-Server unserer Workflow-Engine einige Funktionen, die es ermöglichen, Informations- und Feldgruppen in mehreren Ebenen dynamisch zu ändern. So passt sich ein Formular ganz flexibel an die aktuellen Erfordernisse an, damit bequem in einer Ansicht gearbeitet werden kann.


Ein Formular hat neben der Dynamik viele weitere Funktionen, die das Arbeiten erleichtern, wie zum Beispiel:

  • Erklärung und Hilfe pro Feld,
  • eine History pro Feld, damit vorherige Daten eingesehen werden können,
  • Visualisierung von Änderungen pro Feld, damit Änderungen von Anderen nicht übersehen werden,
  • Validierung von Eingaben und Fehler-Visualisierung auf Feld-Ebene,
  • Eingaben mit Hilfe von gespeicherten Formular-Vorlagen,
  • Editiermöglichkeiten für mehrere Formulare gleichzeitig,
  • Unterformulare in Fenstern über dem Hauptformular,
  • Feldvergrößerung bei Bedarf für kleine Elemente mit viel Information.

3. Dokumenten-Management

Digitale Workflows ersetzen mehr und mehr rein dokumenten-getriebene Prozesse, indem Daten strukturiert und standardisiert sowie teilweise automatisiert verarbeitet werden. Jedoch lassen sich Prozesse nie zu 100 % als Workflows abbilden, sodass nach wie vor Telefon, Meetings und Dokumente verwendet werden müssen (oder können), allerdings eben nur für die restlichen paar Prozent, also etwa Ausnahmen, Fehler sowie seltene oder sehr spezielle Vorgänge.


Weil nach wie vor Dokumente notwendig sind, können an Formulare und andere Objekte im Workflow-System Dokumente, wie Word, Excel und Papier-Scans oder Skizzen, angehängt und verwaltet werden. So werden auch unstrukturierte Informationen in die Arbeit einbezogen und den Bearbeitern im Rahmen eines Prozesses strukturiert zur Verfügung gestellt. Die Dateien müssen also nicht mehr im Datei-System oder innerhalb einer Web-Plattform mühsam gesucht, abgelegt und verwaltet werden (Dateistruktur, Namensgebung, Versionierung, Rechte etc.), sondern werden vom Workflow-System automatisch verwaltet.


Über exklusives Öffnen und wieder einchecken wird die sequentielle Bearbeitung sowie die Versionierung aller Dateien sichergestellt und automatisch eine Historie gepflegt. Der Zugriff wird über die Workflow-Formulare geregelt. Wenn Unternehmen weitergehende Anforderungen an eine Dokumenten-Management-Lösung (kurz DMS, CMS, ECM etc.) haben, so kann eine andere DM-Software anstatt unserem Modul in Workflows integriert werden.

4. Reporting/Generator/Dashboard

Mit dem integrierten Reporting-Server ActiveReports.NET können Informationen, die im System verfügbar sind, auf verschiedene Weise zusammengefasst und ausgegeben werden - als Listen, Formulare, Grafiken, als PDF oder zum Ausdruck. Einerseits sind das viele vorgefertigte Reports, die konkreten Funktionen des Systems gegenüberstehen, wie z.B.

  • Angebote und Rechnungen,
  • Labels und Lieferscheine,
  • Flowcharts für DVDs und Blu-Rays (siehe unten),
  • Aufgabenlisten und Dienstpläne,

andererseits eignen sich vorgefertigte Reports auch zur Prozessdaten-Visualisierung von Workflows, wie etwa:

  • Leistungskennzahlen (KPIs),
  • Balanced Scorecards (BSC),
  • Business Activity Monitoring (BAM),
  • Business Analysis Report (BAR),
  • Statistiken,
  • oder zur Überwachung von SLAs.

Für das Authoring kann beispielsweise ein komplettes Flowchart (z.B. für DVD, UMD, Blu-Ray) in diversen Formaten automatisch erzeugt und nachträglich bearbeitet werden. Zwei Beispiele können Sie sich hier als PDFs ansehen: Flowchart vollständig und Flowchart gekürzt.


Wenn die Datenvolumina für die Echtzeit-Verarbeitung zu umfangreich oder weiterführende Analysemöglichkeiten benötigt werden, wie z.B. individuelle Ad-hoc-Analysen, dann können beliebige Daten auch per Bulk-Export aufbereitet an Business Intelligence Systeme (OLAP) de-normalisiert übergeben werden.


Über den Report-Generator können alle Reports frei parametrisiert zu beliebigen Zeitpunkten immer wieder automatisch erstellt werden (vs. manueller Aufruf über die GUI), sodass Dokumente beispielsweise auch über ein externes Portal oder einen File-Server jederzeit aktuell eingesehen werden können.


Das Web Framework ist eine Art CMS, mit dem beliebige, untereinander verzweigte und mehrsprachige Seiten gebaut und Informationen aus dem Workflow-System visualisiert werden können. Das können Management-Übersichten sein, Prozess-Visualisierungen auf Unternehmens- oder Abteilungsebene, aber z.B. auch Dienstplanaushänge für Mitarbeiter auf großen Monitoren.


Durch Business-Activity-Monitoring (deutsch etwa: Geschäftsaktivitätsüberwachung) können operative und geschäftliche Transaktionen in Echtzeit dargestellt werden. Dies ermöglicht dem Management einen direkten Überblick über Status und Ergebnisse der Geschäftsprozesse des Unternehmens, um darauf basierend Entscheidungen zu treffen und auf Probleme reagieren zu können.
Ein Business Analysis Report (deutsch etwa: Geschäftsanalysebericht) ist ein Bericht über Stärken und Schwächen, Betriebsausgaben, Kosten, Gewinne und Verluste, Ziele (Unternehmensziele, Visionen) des Unternehmens.
Die Balanced Scorecard (BSC; deutsch etwa: ausgeglichener Berichtsbogen) ist ein Management-Werkzeug, um ausgehend von der Vision eines Unternehmens dessen Perspektiven zu analysieren, kritische Erfolgsfaktoren herauszustellen, konkrete Ziele und zugehörige Messmethoden zu bestimmen und Maßnahmekataloge einzuführen und die Berichterstattung über deren Umsetzung festzulegen.
Ein Content-Management-System (deutsch: Inhalteverwaltungssystem) ist ein System zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Inhalten.
Ein Document Management System (deutsch: Dokumenten-Management-System) ist ein Computer-System, das verwendet wird, um elektronische Dokumente, Bilder etc. zu speichern, zu verwalten und Änderungen an diesen Dokumenten nachvollziehen zu können.
Enterprise-Content-Management (deutsch etwa: Unternehmens-Inhalte-Verwaltung) umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.
Durch eine GUI (deutsch: grafische Benutzeroberfläche) werden Informationen für einen Anwender grafisch mit Hilfe von Bedienelementen, Tabellen, Blöcken, Schriftarten und anderen visuellen Formen aufbereitet.
Key Performance Indicators (deutsch: Leistungskennzahl) bezeichnet in der Betriebswirtschaftslehre Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren innerhalb einer Organisation gemessen und/oder ermittelt werden kann.
Online Analytical Processing ist ein spezieller Software-Ansatz zur zügigen Beantwortung mehrdimensionaler analytischer Abfragen.
Service Level Agreement (deutsch etwa: Dienstgütevereinbarung) ist ein Vertrag, der Leistungsumfang IT-Dienstleistungen, Reaktionszeit bei Anfragen und Schnelligkeit der Lösung von Problemen regelt.
Sonys Universal Media Disc ist ein Speichermedium für die Sony Playstation Portable