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und Kundenüberblick
Übergreifende Prozess-Integration zu Kunden und Lieferanten
Planung, Durchführung und Abrechnung basierend auf Funktionen und individuellen Workflows

Aufgaben-Planung mit der Dispositions-Software

1. Manuelle Aufgaben-Planung

Die Aufgabenplanung kann klassisch manuell und/oder workflow-basiert durchgeführt werden. Hier geht es zunächst um die einfachere (und übliche) manuelle Planung von Arbeitsaufträgen für Mitarbeiter.

Für diese Art von Planungssoftware gibt es eine Reihe von Namen, wie etwa:

  • Dispositionssystem
  • Scheduling- / Dispatch Software
  • (Multi-)Ressourcen-Disposition
  • Job- / Aufgaben- / Tour-Disposition
  • (Personal-)Einsatzplanung (PEP)

Abhängig vom Einsatzgebiet gibt es weitere beschreibende Namen für Planungssoftware:

  • Feld Service Management (FSM)
  • Field Force Automation (FFA)
  • Mobile Field Service
  • Service Management System (SMS)
  • Service Chain / Lifecycle Management
  • Service-Auftragssoftware u.v.m.

Die Systeme machen jedoch im Kern das gleiche: Die verschiedenen Einsätze von Personal möglichst effizient, unter Berücksichtigung von verschiedensten Faktoren, zur Erfüllung einer Leistung einplanen.

Faktoren, die in der Vorschlagsliste für einen Job oder einen Dienst berücksichtigt werden, sind etwa:

  • formale Zulassungen,
  • weiche Präferenzen und Qualifikationen,
  • Verantwortlichkeiten,
  • Materialausstattung,
  • zeitliche und räumliche Verfügbarkeit,
  • firmenspezifische Faktoren.

Bei der Planung müssen weiterhin eine Vielzahl von Konfliktprüfungen integriert stattfinden, wie etwa:

  • Über- oder Unterplanung, abhängig vom Mitarbeiterstatus,
  • x-fache Mehrfachbelegung,
  • zeitliche und örtliche Verfügbarkeit,
  • Qualifikation.

Diese werden ebenso wie Workflows immer an die jeweiligen Kunden- und Länderanforderungen angepasst. Siehe dazu auch die Seiten zur Dienstplanung und Verfügbarkeitsplanung, in denen weitere Konflikte beschrieben werden, die automatisch immer mit beachtet werden können.


Mit dem CEITON-System können Tour-Planungen von Service-Technikern und Fernsehteams vorgenommen werden oder - durch den Projekt-Ansatz des Systems - auch ganze Projekte, wie eine TV-Sendung, ein Dreh, eine Post-Produktion oder jede andere Produkterstellung bzw. Dienstleistung, die aus verschiedenen Arbeitsschritten besteht.


Damit die Dispositionsmitarbeiter nicht alle Jobs manuell anlegen und mit Daten befüllen müssen, kann ein Angebot oder eine Bestellung (oder Teile daraus) direkt für die Dispo aktiviert werden. So wird etwa aus einer angebotenen Leistungsart (beispielsweise zwei Mal 4 Stunden digitaler HD-Schnitt auf AVID) gleich ein Job, der nur noch per Drag-and-Drop oder per Vorschlagsliste auf einen Mitarbeiter gezogen werden muss, wenn er nicht bereits standardmäßig dort definiert worden ist. Der Job beinhaltet dann schon viele Daten, wie Job-Typ, Aufgaben-Beschreibung, Kunde, Lieferzeit, und kann um zusätzliche Informationen erweitert werden.


Wir unterscheiden dabei im System zwischen verbindlichen Jobs, die zeitlich fix definiert sind, und unverbindlichen Jobs, die lediglich eine Laufzeit haben und in einem definierten Zeitfenster zu erfüllen sind. Das ermöglicht Mitarbeitern gegebenenfalls eine eigene, flexiblere Zeiteinteilung und entlastet den Disponenten von der Detailplanung.

Jobs können natürlich auch verschiedenen Ressourcen zugeordnet werden (z.B. Mensch + Maschine) oder ganzen Teams. Weiterhin können auch verschiedene Jobs, die aber zusammengehören, miteinander verbunden werden. Das alles kann bereits in der Auftragsverwaltung oder noch früher, in der Preisliste (als Ausgangspunkt jeder Leistung) standardmäßig definiert werden, sodass sich diese Beziehungen auch in unterschiedlichen Bepreisungs- oder Kalkulationsverfahren widerspiegeln.


Der Mitarbeiter kann nun auf verschiedene Arten informiert werden, wie etwa durch Pläne per Ausdruck, Mail, SMS oder über das Intranet. Die einfachste Variante ist jedoch der Home-Bereich, in dem jeder Mitarbeiter seine Arbeitsaufträge per Web-Browser einsehen und bearbeiten kann. Dort kann er beispielsweise weitere Informationen, wie Ist-Arbeitszeit, Materialverbrauch, Kommentare usw. eingeben, sodass dem Disponent die manuelle Erfassung erspart bleibt. Oft nennt man das auch Mitarbeiter-Self-Service, denn der Mitarbeiter kann in seinem Home-Bereich viele weitere Dinge selbst erledigen (siehe auch Verfügbarkeitsplanung).

Sollte ein Mitarbeiter keinen Zugang zu einem Web-Browser haben, so wird er üblicherweise seinen ausgedruckten Arbeitszettel (Report) mit den Plan-Werten um die tatsächlichen Ist-Werte korrigieren. Über die Massen-Ist-Erfassung kann der Disponent dann diese Korrekturwerte schnell und massenhaft übernehmen und im System für die weiteren Abrechnungsschritte, wie etwa die Rechnungslegung, freigeben.


Zusammenfassend ist also bereits die normale Disposition des CEITON-Systems in ein Projekt- und Auftragsmanagement eingebettet, sodass Kalkulation, Planung, Erfüllung und Abrechnung keine Einzelfunktionen, sondern integrierte Bestandteile sind.

2. Aufgaben-Planung per Workflow

Die normale, manuelle Disposition ist bereits in die Auftragsverwaltung integriert. Soll die Disposition aber weiter vereinfacht und noch stärker in die Produktionsabläufe integriert werden, können Workflows eingesetzt werden, um Jobs zu erzeugen und zu disponieren.

2.1 Automatische Job-Erstellung und Aktivierung

Oft sind Arbeitsabläufe beispielsweise nicht deterministisch, das heißt Jobs entstehen "on demand", also auf Nachfrage, erst zur Laufzeit eines Projekts. Wenn sich z.B. entscheidet, dass in einem Arbeitsschritt ein Job zusätzlich ausgeführt werden muss, dafür aber andere Jobs wegfallen können, überlässt man es der Workflow-Engine, anhand von Abhängigkeiten und Regeln zu entscheiden, wann welcher Job von wem zu erledigen ist, anstatt hier also permanent hunderte Jobs neu zu planen. Die Dispositions-Abteilung korrigiert dann lediglich, ändert Prioritäten etc. und überwacht die Gesamt-Kapazitäten und die Einhaltung der Termine per Status-Visualisierung auf Job- oder Meilenstein-Ebene.

2.2 Formular-basierte Disposition

Ein anderer großer Vorteil der workflow-basierten Aufgabenplanung sind die Formulare, die mit dem Form-Server für jeden einzelnen Arbeitsschritt programmiert werden können. Statt also Arbeitsaufträge mit Standard-Feldern und -Layouts zu verwenden, können Workflow-Aufgaben-Formulare viel detaillierter und dynamischer Informationen verteilen und aufnehmen, um den Prozess und die Mitarbeiter auch vom Informationsmanagement weiter zu entlasten. Der Disponent muss sich so weniger um die Detailanforderungen und Aufgabenbeschreibungen kümmern und kann sich mehr auf die reine Dispo-Aufgabe kümmern, also die beste Ressource für einen zu erledigenden Job finden.

2.3 Erstellen von angepassten Jobs

Es gibt viele weitere Möglichkeiten, wie Workflows in der Disposition helfen können. Unsere Kunden verwenden beispielsweise Häufig Workflows, um normale, manuelle Jobs massenhaft zu erzeugen. Wiederkehrende Jobs eines Zeitraums (z.B. Sendereihe, Jahr, Auftragscharge etc.) werden oft erst grob (langfristig) und erst später final (kurzfristig) geplant. Anstatt nun eine Teil-Planung über einen großen Zeitraum einfach völlig identisch zu kopieren, können Workflows verwendet werden, um die grobe Planung gleich mit den richtigen Daten zu erzeugen. So ist später, wenn die Feinplanung durchgeführt wird, weniger zu tun. Und anstatt alle Kopien einzeln ändern zu müssen, können dann bereits anhand konkreter Planungsdaten Änderungen der Grobplanung massenhaft neu erstellt werden.

2.4 Ganzheitliche Disposition

Ein weiteres und sehr wichtiges Einsatz-Szenario ist, die Disposition selbst als Prozess zu betrachten und nicht als einzelne Funktion. Häufig ist die Disposition bzw. der Prozess darum sehr komplex und es sind hunderte Mitarbeiter und dutzende Disponenten gleichzeitig involviert.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen ist in mehreren Service-Centern organisiert. Dabei fwragt ein Bereich Leistungen des anderen ab, z.B. bei TV-Sendern erfragt die Redaktion Leistungen von der Produktion oder in klassischen Unternehmen erbittet ein Kunde Leistungen von seinem Lieferanten. Bei dieser „Disposition“ gibt es also einen Prozess bestehend aus

  1. einem Anfragenden (der gegebenenfalls auch selbst kalkulieren kann),
  2. eventuell einem Freigebenden,
  3. verschiedenen Disponenten, die anschließend gleichzeitig oder nacheinander und voneinander abhängig disponieren müssen (wobei es vielleicht ganz verschiedene Disponenten gibt für Kurz- und Langfristplanung interner und externer Mitarbeiter, für eigene oder Fremdkapazitäten, nach Bereichen oder Abteilungen untergliedert usw.)
  4. entuell dann einem Ändernden oder Stornierenden und
  5. damit erneuter Dispositionsarbeit,
  6. anschließend der Durchführung und Ist-Erfassung und
  7. danach der Überprüfung und Freigabe

und so weiter.


Diese Arten von komplexeren Dispositionen lassen sich effizient nur mit einem Workflow-System durchführen.