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Übergreifende Prozess-Integration zu Kunden und Lieferanten
Planung, Durchführung und Abrechnung basierend auf Funktionen und individuellen Workflows

Dienstplanung

1. Manuelle Dienstplanung

Das CEITON-System unterscheidet zwischen verschiedenen Planungstypen, so z.B. auch zwischen Aufgaben und Diensten. Die Dienstplanung oder auch das gesamte Arbeitszeitmanagement wird umso komplexer, je mehr Flexibilität im Prozess möglich ist, wie etwa für Gleitzeit, freie Mitarbeiter, tarifliche Bedingungen, Individualverträge und Reisen. CEITON hilft hier durch eine Vielzahl von Funktionen, um wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Darüber hinaus hilft es bei der

  • Vermeidung von Über- und Unterplanung,
  • Beachtung der Zuschläge, um Kosten zu minimieren,
  • Ausfall- und Leerlaufzeiten minimieren,
  • Vermeiden von Compliance-Risiken.

Die Dienstplanung mit CEITON geschieht daher nicht losgelöst von den anderen Komponenten, sondern parallel, sodass etwa ein Dienst dann vergeben werden kann, wenn auch eine Aufgabe zu erfüllen ist.Anwesenheiten werden durch „Dienste“ definiert und Aufgaben sind Jobs, die innerhalb der geplanten Dienstzeit zu erledigen sind. Ändert sich etwa ein Job bei der Ist-Erfassung, so ändert sich auch automatisch die Dienstzeit des Tages. Aber auch andere Teile greifen Hand in Hand ineinander, wie z.B. die Verfügbarkeitsplanung, die Auftragsverwaltung oder der Mitarbeiter-Self-Service, mit dem der Mitarbeiter in seinem Home-Bereich selbst Angaben machen kann.


Dienste können einfach manuell per Click und Drag-and-Drop definiert werden. Sie können im Gantt-Diagramm in Minuten-Intervallen, Stunden- oder Tagesansichten über Wochen oder Monate angezeigt werden. Ein Mitarbeiter kann auch durchaus mehrere Dienste pro Tag erhalten.

Dabei überwacht das System die Einhaltung ähnlicher Regeln wie bei der Aufgabenplanung (Überplanung, Qualifikation etc.), aber auch spezifische Regeln, wie:

  • Arbeitszeitgesetz (Gesamtarbeitszeit, Wochenendarbeit etc.),
  • Tarifliche Vereinbarungen (z.B. per Manteltarifvertrag),
  • Vorschriften zu Zuschlägen bei Mehrarbeit etc.

Dazu werden die Regeln der verschiedenen Vorschriften im System implementiert und bei jeder Buchung überwacht, um jederzeit eine valide Planung zu ermöglichen.


Die Verteilung der Dienste geschieht wie bei Aufgaben auch über Pläne, die als PDFs gedruckt oder gemailt werden können, oder über den Home-Bereich (Self-Service), in dem sich jeder Mitarbeiter informieren kann.

2. Dienstplan-Vorlagen erstellen

Um einen ganzen Rahmendienstplan zu erstellen, muss man nicht alle Dienste manuell neu anlegen oder kopieren, sondern kann sich Vorlagen abspeichern, die dann über einen beliebigen Zeitraum (z.B. ein Quartal) in beliebigen Intervallen (z.B. wochenweise) ausgegeben werden. Das ist insbesondere sinnvoll, wenn Zusatzinformationen zu den Diensten hinterlegt sind, die somit nicht mehrfach eingegeben werden müssen.

3. Planung von Schichtarbeit

Eine Untergruppe der Dienste sind die so genannten "Funktionsdienste". Sie haben einige besondere Eigenschaften, sodass mit ihnen eine zu erfüllende Funktion definiert wird (z.B. eine Schicht ‚Hotline‘ oder eine Besetzung von ‚Studio A‘), die man dann später einem Mitarbeiter zuweisen kann. So kann erst die Anforderung geplant werden und die Besetzung bei Bedarf durchgeführt werden.


Insbesondere im Zwei- oder Mehrschichtbetrieb ist die Besetzung dann trotz bereits erwähnter Vorschlagsliste komplizierter, wenn man eine ausgewogene Planung für die Schicht-Mitarbeiter erreichen will. Zu diesem Zweck gibt es die "rollierenden Besetzungsmuster", die definieren, wie ein Mitarbeiter im Schichtbetrieb über einen Zeitraum besetzt werden kann. Diese Muster (im Bild zwei Wochen) können dann auf Mitarbeiter z.B. für 6 Monate angelegt werden, um eine gleichmäßige, alternierende und funktionierende Schichtbesetzung automatisch über einen großen Zeitraum zu erzeugen.

In diese Planung kann dann jederzeit eingegriffen werden, wenn sich aktuelle Umstände ergeben, wie z.B. Nichtverfügbarkeiten oder Mitarbeitertausch.


Ein Manteltarifvertrag ist eine Form des Tarifvertrags, der sich weniger mit konkreten Bestimmungen zur Vergütung, sondern mit allgemeinen und langfristig angelegte Regelungen wie z.B. Arbeitszeitregelungen, Arbeitsbedingungen, Weiterbildungen u.v.m. befasst.